Lo más importante es tener claramente definidas las etapas a seguir para su gestión.Podemos diferencias:
1.- Correcta definición del incidente o hallazgo.
Es muy importante que se pueda realizar una correcta valoración de problema en cuestión realizándonos y acotando lo más claramente posible lo siguiente:
- Descripción de incidente o hallazgo
- Determinación de las posibles causas
2- Determinar acciones inmediatas y acciones correctivas
- Acción inmediata: Hace referencia a la medida o medidas que permitirán evitar que el incidente persista o vaya a mayores.
- Acción correctiva: Hace referencia a la medidas que permitirán que el incidente no se repita o al menos no de la misma forma.
3- Definición del cronograma de control a realizar
A la hora de realizar el cronograma de inspecciones, son tres los aspectos a considerar:
- Definir quiénes serán las personas encargadas de realizarlas.
- Detallar la periodicidad con la que serán elaboradas.
- Indicar las áreas concretas y procesos que se pretenden inspeccionar.
4- Elaboración de lista de verificación
No sería un paso estrictamente necesario pero si la no conformidad precisa un exhaustivo seguimiento de implantación de las acciones correctiva puede ser necesario para llevar un correcto control de las medidas A la hora de elaborar tales listas de verificación debemos tener en cuenta lo siguiente:
Deben seguir un orden claro así como una detallada descripción de lo que se pretende inspeccionar.
Es importante redactar aquello que se espera descubrir con la inspección.
Debe arrojar resultados que sean posibles de cuantificar, ya que es necesario para la elaboración de los indicadores.
5.- Evaluación de las mejoras propuestas
Una vez que la organización ha aplicado las mejoras que ha definido, debe comprobar a qué nivel de cumplimiento se encuentra tras las mismas, es decir, hacemos una evaluación para analizar nuevamente la situación en la que la organización se encuentra.
A través de esto, se puede hacer una nueva valoración del nivel de riesgos tras la aplicación de las mejoras de cara a definir nuevas acciones, modificar las existentes o descubrir nuevas áreas afectadas siempre con la intención de alcanzar la mejora continua en la organización.